Відділ архіву

Начальник відділу – Довгань Анна Анатоліївна

Архівіст архівного відділу – Гавлюк Вікторія Володимирівна

Адреса: 57508, Миколаївська обл., м. Очаків, вул. Лоцманська , 18

Телефон: (05154) 2-23-56

Е-mail: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

понеділок - п'ятниця з 8.00 до 17.00

перерва з 12.00 до 13.00


Презентація  до Дня Незалежності України

Презентація  до Дня міста Очакова


Опис справ постійного зберігання за 2002-2012 роки   

Опис справ постійного зберігання за 1956-2017 роки


Нормативна база щодо впровадження електронного документообігу

Презентація  щодо впровадження електронного документообігу


      В архівному відділі Очаківської міської ради зберігаються документи фондів: (далі за списком)

Фонди ліквідованих установ, організацій, підприємств, що зберігаються в архівному відділі Очаківської міської ради за станом на 01.01.2018

Фонди національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі Очаківської міської ради за станом на 01.01.2018


Архівний відділ Очаківської міської ради щовівторка та щочетверга кожного тижня з 09.00 до 16.00 (вул. Лоцманська, 18, 2 поверх) здійснює прийом громадян за їх запитами, а саме:

  • Соціально-правового характеру фізичних або юридичних осіб, пов’язаних із соціальним захистом, спрямованих на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства, що передбачають витребування інформації про трудовий стаж та заробітну плату; участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС.

   Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюється архівом безоплатно.

  • Майнові запити, які стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно (виділення земельних ділянок під будівництво об'єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень; надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд; закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями; введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд; виділення житла; продаж домоволодінь; виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкому, інші питання пов’язані з рішеннями сесій міської ради).

   Виконання майнових запитів, передбачає законодавство, архів повинен здійснювати як платну послугу. Але станом на 25.01.2018 архівний відділ Очаківської міської ради надає дані послуги безоплатно або пропонує фізичній/юридичній особі, що звернулася до архіву з таким запитом, провести самостійний пошук за документами архіву у читальному залі (секторі користування).


 ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ Очаківської міської ради

 1.Архівний відділ Очаківської міської ради (далі - архівний відділ) утворюється за рішенням міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста.

Архівний відділ забезпечує централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архівні документи).

Архівні документи передаються до архівного відділу в разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.

 2.Архівний відділ підконтрольний та підзвітний міській раді, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний Державному архіву в Миколаївській області, Державній архівній службі.

 3.У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву в Миколаївській області.

 4.Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.

 5.Документи щодо перебування на службі в органах місцевого самоврядування працівників відділу ведуться відділом контролю та кадрової роботи апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету.

6. Облік та ведення бухгалтерських операцій щодо відділу здійснює відділ бухгалтерського обліку та звітності апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету.

7.Основними завданнями архівного відділу є:

 1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;

2) координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), архівних установ і служб діловодства, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;

3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

5) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться.

 8.Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

 

1) складає і за погодженням з Державним архівом в Миколаївській області подає для затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;

2) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;

документів особового походження;

документів тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території, прийнятих на зберігання в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державним архівом Миколаївської області, архівним відділом;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них;

3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;

4) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування;

5) інформує Державний архів в Миколаївській області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

6) веде облік юридичних і фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

7) подає на затвердження Державному архіву в Миколаївській області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

8) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

9) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів;

10) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи Державному архіву в Миколаївській області;

11) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

12) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

13) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

14) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

15) видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;

16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;

17) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;

18) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

19) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;

20) забезпечує відповідно до умов, визначених Укрдержархівом, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на цій території;

21) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів з кадрових питань (особового складу);

22) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до архівного відділу, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;

23) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.   

 9.Архівний відділ має право:

1) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

2) отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

3) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

4) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

5) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

6) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

7) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом;

8) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

 10.Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Начальник архівного відділу може мати заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою.

 11.Начальник архівного відділу:

1) організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;

2) розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;

3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

4) проводить прийом громадян, розглядає звернення,  що належать до компетенції архівного відділу;

5) видає у межах компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

6) представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

12.Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються начальником архівного відділу.

13.Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до Державного архіву в Миколаївській області в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.

Положення та персональний склад експертної комісії затверджується керівником архівного відділу на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593.

 14.Граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників архівного відділу визначає міська рада на підставі пропозицій міського голови у межах відповідних бюджетних призначень.

 15. Архівний відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Казначейства.

__________________

57508, Миколаївська обл, м.Очаків, вул.Соборна, 7а
тел. +38 05154 3-10-20, +38 05154 3-04-96 
e-mail: gorispolk@ukrpost.ua

Офіційна сторінка у Facebook : 

https://www.facebook.com/ochakiv.rada.gov.ua

 

Перегляди статей
165499