Рішення Очаківської міської ради №16 «Про затвердження Положення про апарат Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»

Кількість переглядів: 99

Скликання:	8 скликання
Сесія:	49 сесія
Тип документу:	Рішення Очаківської міської ради
Дата прийняття:	15.08.2025
Дата оприлюднення:	22.08.2025
Номер документу:	16
Назва документу:	Про затвердження Положення про апарат Очаківської міської ради та її виконавчого комітету
Прикріплені файли:	Про затвердження Положення про апарат Очаківської міської ради та її виконавчого комітету (0.19 МБ)

49 сесія 8 скликання

РІШЕННЯ № 16

15 серпня 2025 року

Про затвердження Положення про апарат Очаківської міської ради та її виконавчого комітету

З метою виконання рішення Очаківської міської ради від 20.06.2025 №26 «Про скорочення штату та чисельності працівників та внесення змін до пункту 1 рішення Очаківської міської ради від 11.12.2020 № 1 «Про затвердження структури виконавчих органів Очаківської міської ради, загальної чисельності апарату міської ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів»», керуючись статтею 25, частиною 4 статті 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Очаківська міська рада

ВИРІШИЛА:

Затвердити Положення про апарат Очаківської міської ради та її виконавчого комітету (додаток).
Визнати таким, що втрачають чинність рішення Очаківської міської ради:

- від 27.05.2016 №2 «Про затвердження Положення про апарат Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»;

- від 14.06.2024 №14»Про затвердження Положення про відділ контролю та кадрової роботи апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»;

- від 21.05.2021 №2 «Про затвердження Положення про відділ бухгалтерського обліку та звітності апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»;

- від 19.02.2016 № 57 «Про затвердження Положення про загальний відділ , з питань організаційної роботи та звернень громадян апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»;

- від 18.01.2018 № 14 «Про внесення змін до рішення Очаківської міської ради від 18.01.2016 №57 «Про затвердження Положення про загальний відділ, з питань організаційної роботи та звернень громадян апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»;

- від 25.03.2016 №3 «Про затвердження Положення про юридичний відділ апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»;

- від 18.05.2018 №13 «Про внесення змін та доповнень до рішення Очаківської міської ради від 25.03.2016 року №3 «Про затвердження Положення про юридичний відділ апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»»;

- від 20.12.2024 №11 «Про затвердження Положення про сектор з питань оборонної та мобілізаційної роботи апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»;

- від 19 лютого 2016 року №54 «Про затвердження Положення про сектор інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету»

Дане рішення набуває чинності з 16.09.2025 року.
Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну депутатську комісію міської ради з питань депутатської діяльності та етики, законності, правопорядку, захисту прав та інтересів громадян, гласності, засобів масової інформації, зв’язків з політичними партіями, громадськими організаціями (Москальський).

Міський голова Сергій БИЧКОВ

Додаток до рішення Очаківської міської ради від 15.08.2025 № 16

ПОЛОЖЕННЯ

про апарат Очаківської міської ради та її виконавчого комітету

Розділ 1.

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

1. Дане Положення визначає основні завдання, функції, систему взаємодії, права, структуру, керівництво та статус апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету (далі- апарат міської ради та її виконавчого комітету).
2. У своїй діяльності апарат міської ради та її виконавчого комітету керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації» та іншими законами України з питань організації та діяльності органів місцевого самоврядування, постановами Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, рішеннями Миколаївської обласної ради, розпорядженнями голови Миколаївської облдержадміністрації, розпорядженнями голови Миколаївської райдержадміністрації, розпорядженнями Очаківського міського голови, Регламентом роботи виконавчого комітету Очаківської міської ради, Статутом Очаківської міської територіальної громади, даним Положенням.

Розділ 2.

СТРУКТУРА АПАРАТУ МІСЬКОЇ РАДИ ТА ЇЇ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ:

1. Апарат міської ради та її виконавчого комітету включає такі відділи та посади:
  1. Головний спеціаліст з питань організаційної роботи та документообігу;
  2. Головний спеціаліст з питань бухгалтерського обліку, фінансування та звітності;
  3. Головний спеціаліст з юридичних питань;
  4. Головний спеціаліст з питань правової претензійно-позовної діяльності;
  5. Головний спеціаліст з питань контролю та кадрової роботи;
  6. Головний спеціаліст з питань інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю;
  7. Спеціаліст з питань роботи зі зверненнями громадян;
  8. Діловод;
  9. Відділ ведення Державного реєстру виборців /начальник відділу/;
2. Штатний розпис апарату міської ради та її виконавчого комітету затверджується Очаківським міським головою у межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників, затверджених міською радою.
3. Працівники апарату міської ради та її виконавчого комітету, відповідно до вимог чинного законодавства України, призначаються на посаду і звільняються з посади Очаківським міським головою.
4. Посадові обов’язки працівників апарату міської ради та її виконавчого комітету визначаються посадовими інструкціями, форма якої затверджена наказом Національного агентства України з питань державної служби від 18.07.2022 № 58-22 «Про затвердження Методичних рекомендацій щодо роботи з посадовими інструкціями посадових осіб місцевого самоврядування», які погоджуються секретарем виконавчого комітету Очаківської міської ради, головним спеціалістом з питань контролю та кадрової роботи апарату Очаківської міської ради та її виконавчого комітету та затверджуються Очаківським міським головою.
5. Посадові особи апарату міської ради та її виконавчого комітету призначаються на посади на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України, та звільняються з посади за розпорядженням Очаківського міського голови. При розробці професійно-кваліфікаційних характеристик і посадових інструкцій посадових осіб місцевого самоврядування виконавчий комітет міської ради керується Типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками, затвердженими наказом Національного агентства України з питань державної служби від 07.11.2019 №203-19 «Про затвердження типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування».

Права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення посадових осіб місцевого самоврядування визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ та іншими законодавчими актами.

1. Призначення на посади службовців органів місцевого самоврядування та прийняття на роботу інших працівників, а також їх звільнення здійснюється за розпорядженням Очаківського міського голови із дотриманням вимог Кодексу законів про працю України.

Розділ 3.

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ АПАРАТУ МІСЬКОЇ РАДИ ТА ЇЇ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

3.1. Основними завданнями апарату міської ради та її виконавчого комітету є здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності Очаківського міського голови, Очаківської міської ради та її виконавчого комітету, а саме:

1. 1. основні завдання з питань організаційної роботи та документообігу :
    1. Забезпечення організації документування управлінської діяльності у Очаківській міській раді та її виконавчому комітеті, здійснення загального ведення діловодства та методичного керівництва роботою з документами;
    2. Здійснення перспективного та поточного планування роботи виконавчого комітету Очаківської міської ради;
    3. Забезпечення засідань виконавчого комітету Очаківської міської ради;
    4. Організаційне забезпечення проведення нарад та заходів;

1. 1. основні завдання з питань бухгалтерського обліку, фінансування та звітності:
    1. Ведення бухгалтерського облік відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, дотримуючись єдиних методологічних засад, встановлених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», з урахуванням особливостей діяльності установи і технології оброблення облікових даних, в тому числі з використанням програмного забезпечення для ведення бухгалтерського обліку та складення фінансової і бюджетної звітності.

1. 1. основні завдання з юридичних питань:
    1. Організація продуктивної роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства України, інших нормативних актів міською радою та працівниками апарату міської ради та її виконавчого комітету під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків;
    2. Представництво прав та інтересів Очаківської міської ради, виконавчого комітету Очаківської міської ради в судах та інших органах під час розгляду правових питань і спорів.

1. 1. основні завдання з питань правової та претензійно-позовної діяльності:

3.1.4.1 Здійснення методичного керівництва правовою роботою виконавчих органів Очаківської міської ради та комунальних підприємств та установ Очаківської міської територіальної громади, організація та ведення претензійно-позовної діяльності, розгляд претензій та позовів, що надходять; аналіз та узагальнення результатів претензійно-позовної роботи для покращення процесів; забезпечення захисту майнових прав та інтересів Очаківської міської ради, виконавчого комітету Очаківської міської ради в судовому порядку.

1. 1. основні завдання з питань контролю та кадрової роботи:
    1. Забезпечення контролю за своєчасним та якісним виконанням працівниками апарату міської ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради завдань, встановлених у документах органів влади вищого рівня, рішеннях виконавчого комітету Очаківської міської ради, розпорядженнях та дорученнях Очаківського міського голови;
    2. Здійснення організаційного забезпечення кадрової роботи, документальне оформлення трудових відносин та забезпечення дотримання трудового законодавства України;
    3. Забезпечення персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що працюють у виконавчому комітеті Очаківської міської ради.

1. 1. основні завдання з питань інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю:

3.1.6.1. Забезпечення реалізації державної політики у сфері інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю на території громади;

3.1.6.2. Організація виконання Конституції України, Законів України, Постанов Верховної Ради України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших нормативно-правових актів, розпоряджень голови Миколаївської облдержадміністрації, Миколаївської райдержадміністрації, розпоряджень Очаківського міського голови, рішень Миколаївської обласної ради, рішень Очаківської міської ради та її виконавчого комітету у сфері інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю, здійснює контроль за їх реалізацією;

1. 1. 1. Забезпечення взаємодії Очаківської міської ради та її виконавчого комітету з інститутами громадянського суспільства, міськими організаціями політичних партій з питань, що належать до його компетенції.

1. 1. основні завдання з питань роботи зі зверненнями громадян:
    1. Надання якісних послуг територіальній громаді щодо належного розгляду звернень, які надійшли на адресу керівництва Очаківської міської ради та її виконавчого комітету, організація особистого прийому громадян Очаківським міським головою, секретарем Очаківської міської ради, заступником Очаківського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарем виконавчого комітету Очаківської міської ради відповідно до вимог чинного законодавства України.

3.1.8. основні завдання з питань діловодства:

1. 1. 1. Організація комплексної системи діловодства, яка охоплює організаційні, інформаційні, технічні, технологічні процедури, що забезпечують отримання, опрацювання, використання, зберігання, відправлення та знищення документів.

1. 1. основні завдання з питань ведення Державного реєстру виборців:

3.1.9.1. Забезпечення ведення Державного реєстру виборців, що передбачає проведення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій: внесення запису про виборця до бази даних Державного реєстру виборців; внесення змін до персональних даних Державного реєстру виборців; знищення запису в Державному реєстрі виборців з підстав та в порядку, що встановлені Законом України “Про Державний реєстр виборців” та прийнятими відповідно до нього актами розпорядника Державного реєстру виборців; візуальний та автоматизований контроль повноти і коректності персональних даних Державного реєстру виборців;

3.1.9.2. Забезпечення у разі призначення виборів чи референдумів складення, уточнення та виготовлення списків виборців на виборчих дільницях відповідно до законодавства України;

3.1.9.3. Підготовка і внесення на розгляд Очаківського міського голови пропозицій щодо організаційних заходів з підготовки і проведення на території Очаківської міської територіальної громади виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, міського голови, всеукраїнських та місцевих референдумів.

3.2. При здійсненні повноважень апарат міської ради та її виконавчого комітету зобов’язаний:

3.2.1. Забезпечувати дотримання конституційних прав та свобод людини і громадянина, які закріплені в Конституції, законодавстві України та Статуті Очаківської міської територіальної громади;

1. 1. Забезпечувати виконання вимог чинного законодавства України щодо конфіденційності інформації відносно особи;
  2. Не допускати в своїй діяльності порушення вимог антикорупційного законодавства України.

Розділ 4.

ФУНКЦІЇ АПАРАТУ МІСЬКОЇ РАДИ ТА
ІІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ВІДПОВІДНО ДО ЗАВДАНЬ ТА ПОВНОВАЖЕНЬ:

1. Відповідно до покладених завдань, головний спеціаліст з питань організаційної роботи та документообігу апарату міської ради та її виконавчого комітету реалізує наступні функції:
  1. Для здійснення перспективного та поточного планування роботи виконавчого комітету Очаківської міської ради:
    1. Узагальнює пропозиції виконавчих органів міської ради до проекту плану роботи виконавчого комітету Очаківської міської ради, забезпечує контроль за його виконанням;
    2. Узагальнює плани організаційних заходів, які проводяться в громаді щомісяця.

1. 1. Для проведення засідань виконавчого комітету Очаківської міської ради та нарад, організації документообігу:
    1. Здійснює організаційну підготовку та формує проекти рішень засідання виконавчого комітету Очаківської міської ради, оформляє протоколи та доручення Очаківського міського голови, надані на засіданні виконавчого комітету міської ради;
    2. Здійснює організаційну підготовку порядку денного апаратних нарад під керівництвом Очаківського міського голови, запрошує учасників наради, оформляє протокол наради, контролює стан виконання наданих доручень;
    3. Погоджує проекти рішень виконавчого комітету Очаківської міської ради, проекти розпоряджень Очаківського міського голови з основної діяльності,
    4. Забезпечує тиражування та розсилку копій прийнятих рішень виконавчого комітету Очаківської міської ради та розпоряджень Очаківського міського голови, інших документів.
    5. Формує справи та готує їх до передачі до архівного відділу Очаківської міської ради;
    6. Готує проект розпорядження про нагородження Почесною грамотою, Подякою Очаківської міської ради та її виконавчого комітету;
    7. Розробляє Інструкцію з діловодства, а також з питань обліку, зберігання використання і знищення документів, які містять відомості, що становлять службову інформацію. Забезпечує виконавчі органи міської ради, апарат міської ради та її виконавчого комітету бланками розпорядчих та інших документів та здійснює контроль за правильністю складання, оформлення, використання документів і організації діловодних процесів відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
    8. Забезпечує здійснення робочих контактів керівництва, апарату міської ради та її виконавчого комітету з відповідними виконавчими органами міської ради, органами вищого рівня, підприємствами, установами, організаціями громади;
    9. Реєструє вхідну, вихідну кореспонденцію, здійснює розсилку виконавцям вхідної кореспонденції, відправку службової кореспонденції, надсилає керівникам виконавчих органів інформаційні повідомлення про невиконані документи;
    10. Формує номенклатуру справ апарату міської ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів;
    11. У разі відсутності спеціаліста з питань роботи зі зверненнями громадян виконує його обов’язки в частині реєстрації та обліку звернень громадян, надсилання виконавцям та здійсненням контролю за своєчасним наданням відповідей виконавцями.

1. Відповідно до покладених завдань головний спеціаліст з питань бухгалтерського обліку, фінансування та звітності апарату міської ради та її виконавчого комітету реалізує наступні функції:

4.2.1. Веде бухгалтерський облік відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, дотримуючись єдиних методологічних засад, встановлених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», з урахуванням особливостей діяльності установи і технології оброблення облікових даних, в тому числі з використанням програмного забезпечення для ведення бухгалтерського обліку та складення фінансової і бюджетної звітності;

4.2.2. Веде меморіальні ордери, книгу «Журнал- Головна», оборотні відомості, облік касових та фактичних видатків в розрізі загального та спеціального фондів та кодів програмної класифікації видатків;

4.2.3. Проводить роботу, пов’язану із складанням кошторисів установи, планує та контролює власні надходження установи, вносить зміни до кошторисів. Розраховує фонд заробітної плати і чисельність працюючих з урахуванням необхідності найбільш раціонального використання трудових ресурсів;

4.2.4. Веде, за відсутності в установі каси та посади касира, облік інших коштів установи, до яких належать грошові документи (у національній та іноземній валютах), зокрема знаки поштової оплати - поштові марки;

4.2.5. Оприлюднює інформацію про використання публічних коштів виконавчого комітету Очаківської міської ради на визначеному законодавством єдиному Веб-порталі «Є-дата» щоквартально в обсягах та форматі, визначених Законом України «Про відкритість використання публічних коштів» та, постановою Кабінету міністрів України «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних» від 21 жовтня 2015 року № 835;

4.2.6. Складає та подає місячну та квартальну звітність, відповідно до Порядку заповнення форм фінансової звітності в державному секторі, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 28.02.17 № 307, та Порядку складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фон-дами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.01.12 № 44 до органів Державної казначейської служби України. Місячну, квартальну та річну звітність до органів Пенсійного фонду України, Головного управління статистики в Миколаївській області, Державної податкової служби України;

4.2.7. Готує відповіді на листи, заяви, звернення, скарги відповідно до резолюції Очаківського міського голови, в межах своїх посадових обов’язків. Приймає участь у оформленні та передачі до архіву, згідно із законодавством, оброблених первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, які є підставою для відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій та складання звітності, а також звітності;

4.2.8. Бере участь у здійсненні заходів щодо усунення порушень і недоліків, виявлених під час контрольних заходів, проведених державними органами та підрозділами бюджетної установи, що уповноважені здійснювати контроль за дотриманням вимог бюджетного законодавства та законодавства з бухгалтерського обліку;

4.2.9. Для виконання обов’язків та реалізації своїх прав взаємодіє з усіма спеціалістами апарату міської ради та її виконавчого комітету, відділами та секторами, виконавчими органами Очаківської міської ради з питань отримання від них необхідної інформації та даних, що потрібні для ефективної організації ведення бухгалтерського обліку установи;

4.2.10. Встановлювати обґрунтовані вимоги до порядку оформлення і подання працівниками установи первинних документів для їх відображення у бухгалтерському обліку, а також здійснювати контроль за дотриманням таких ви-мог. Відмовляти у прийнятті до обліку документів, підготовлених з порушенням встановлених вимог, а також документів щодо господарських операцій, що прово-дяться з порушенням вимог законодавства, та інформує керівника бюджетної установи про встановлені факти порушення;

4.2.11. Вносити керівникові установи пропозиції щодо удосконалення порядку ведення бухгалтерського обліку, складення фінансової та бюджетної звітності. Подавати керівникові установи пропозиції щодо: визначення облікової політики, зміни обраної облікової політики з урахуванням особливостей діяльності бюджетної установи і технології оброблення облікових даних, у тому числі системи та форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообороту, додаткової системи рахунків і регістрів бухгалтерського обліку, звітності та контролю за господарськими операціями.

1. Відповідно до покладених завдань головний спеціаліст з юридичних питань апарату міської ради та її виконавчого комітету реалізує наступні функції:

4.3.1. Забезпечує правильне застосування законодавства України міською радою та її виконавчими органами, інформує Очаківського міського голову про необхідність вжиття заходів щодо зміни, призупинення або скасування актів, прийнятих з порушенням законодавства України;

4.3.2. Перевіряє на відповідність чинному законодавству України проекти рішень Очаківської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень Очаківського міського голови та погоджує їх;

4.3.3. Бере участь у розробці та підготовці проектів нормативних актів міської ради, її виконавчих органів та інших документів правового характеру;

4.3.4. Організовує претензійну та позовну роботу, здійснює контроль за її проведенням;

4.3.5. Надає правову допомогу депутатам та постійним комісіям міської ради, посадовим особам апарату міської ради та її виконавчого комітету у разі їх звернення;

4.3.6. За зверненнями депутатів та постійних комісій міської ради надає висновки до проектів рішень на відповідність чинному законодавству України та пропозицій з інших питань, віднесених до компетенції міської ради;

4.3.7. Приймає участь у розробці і перевіряє на відповідність чинному законодавству України проекти господарських договорів та інших правочинів, що укладаються Очаківським міським головою від імені Очаківської міської ради та її виконавчого комітету;

4.3.8. Готує позови до суду про визнання незаконними актів органів місцевого самоврядування, суб’єктів господарювання, громадян, які обмежують права територіальної громади, повноваження Очаківської міської ради та її виконавчого комітету;

4.3.9. Сприяє своєчасному вжиттю заходів за актами прокурорського реагування, рішеннями, постановами та ухвалами судів, відповідними документами інших правоохоронних органів;

1. 1. Забезпечує юридичну роботу, спрямовану на правильне застосування, дотримання та виконання законодавства України, консультує керівництво та працівників апарату міської ради та її виконавчого комітету з юридичних питань; надає методичні рекомендації щодо реалізації нормативних актів, прийнятих міською радою, виконавчим комітетом, виданих Очаківським міським головою;
  2. Взаємодіє з виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління міської ради, за їх зверненнями надає юридичну допомогу.

1. Відповідно до покладених завдань головний спеціаліст з питань правової та претензійно- позовної діяльності апарату міської ради та її виконавчого комітету реалізує наступні функції:
  1. Розробляє, готує та надає методичні рекомендації, інструкції, зразки документів з питань правової роботи;
  2. Надає роз’яснення, консультації з правових питань посадовим особам виконавчих органів та працівникам комунальних підприємств, установ;
  3. Аналізує стан правової роботи у виконавчих органах і комунальних підприємствах, установах, готує пропозиції щодо їх вдосконалення;
  4. Здійснює правовий аналіз актів, договорів на предмет відповідності законодавству України;
  5. Організовує та проводить претензійну роботу Очаківської міської ради та її виконавчого комітету, здійснює контроль за своєчасним та правильним оформленням претензій, аналізує причини виникнення спорів;
  6. Здійснює представництво Очаківської міської ради та її виконавчого комітету в судах всіх інстанцій, готує та подає необхідні документи (відзиви, пояснення, заяви, скарги);
  7. Веде моніторинг судових справ, учасником яких є Очаківська міська рада, виконавчий комітет Очаківської міської ради, аналізує їх результати та готує відповідні звіти;
  8. Узагальнює результати претензійно-позовної роботи, готує аналітичні матеріали та пропозиції щодо покращення роботи;
  9. Взаємодіє з іншими виконавчими органами Очаківської міської ради для забезпечення ефективної роботи з питань судових спорів;
  10. Готує проекти відповідних документів, пов'язаних з претензійно-позовною роботою (листи, претензії, позови, відзиви, пояснення);
  11. Виконує інші доручення керівництва, пов'язані з претензійно-позовною роботою.
  12. Приймає участь у судових засіданнях та інших процесуальних діях.

1. Відповідно до покладених завдань, головний спеціаліст з питань контролю та кадрової роботи апарату міської ради та її виконавчого комітету реалізує наступні функції:

4.5.1. Для вирішення завдань з питань контролю:

1. 1. 1. Веде в установленому порядку облік документів органів влади вищого рівня, рішень виконавчого комітету Очаківської міської ради, розпоряджень та доручень Очаківського міського голови;
    2. Надає виконавчим органам міської ради щомісячні нагадування-попередження про терміни виконання контрольних документів;
    3. Проводить у виконавчих органах міської ради, при необхідності, перевірки системи організації контролю за виконанням завдань, встановлених контрольними документами;
    4. Здійснює аналіз причин порушення термінів їх виконання і вносить пропозиції щодо їх усунення, вносить пропозиції по удосконаленню системи контролю за станом виконавської дисципліни;
    5. Щорічно доповідає про стан виконавської дисципліни при виконанні актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови Миколаївської облдержадміністрації, голови Миколаївської райдержадміністрації.

1. 1. Для вирішення завдань з питань забезпечення кадрової роботи:
    1. Забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування, узагальнює практику роботи з кадрами, вносить пропозиції керівнику органу щодо її вдосконалення;
    2. Здійснює контроль за дотриманням вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативних і правових актів з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування;
    3. Формує замовлення на перепідготовку, підготовку і підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування апарату міської ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради;
    4. Готує звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад посадових осіб місцевого самоврядування апарату міської ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради;
    5. Розглядає та вносить Очаківському міському голові, заступнику Очаківського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарю виконавчого комітету Очаківської міської ради пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посадах посадових осіб місцевого самоврядування. Забезпечує підготовку документів для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням;
    6. Проводить роботу з кадровим резервом, аналізує та узагальнює практику формування кадрового резерву;
    7. Здійснює заходи щодо організації конкурсного відбору, забезпечує конкурсну комісію та претендентів на посади відповідними матеріалами, складає протокол комісії;
    8. У межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури апарату міської ради її виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради, штатного розпису виконавчого комітету Очаківської міської ради;
    9. Готує розпорядження про призначення на посаду, переведення, переміщення і звільнення працівників, про відпустки відповідно до законодавства про працю, положень, інструкцій, веде табель обліку робочого часу працівників;
    10. Готує матеріали та проекти рішень стосовно щорічного оцінювання виконання посадовими особами місцевого самоврядування функціональних обов’язків та атестації посадових осіб місцевого самоврядування;
    11. Проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства України про працю та службою в органах місцевого самоврядування;
    12. За дорученням керівництва забезпечує підготовку відповідних матеріалів щодо заохочень посадових осіб апарату міської ради та її виконавчого комітету;
    13. Формує і веде особові справи працівників, забезпечує їх зберігання з дотриманням вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних;
    14. Здійснює роботу, пов'язану із веденням електронних трудових книжок працівників у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та паперових трудових книжок /за вимогою працівника/.

1. 1. Для вирішення завдання з питань ведення військового обліку:
    1. Здійснює організаційне забезпечення щодо ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів в апараті міської ради та її виконавчого комітету;
    2. Веде персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що працюють у виконавчому комітеті Очаківської міської ради, за списками персонального військового обліку;
    3. Веде відомість оперативного обліку зазначених категорій призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що працюють у виконавчому комітеті Очаківської міської ради;
    4. Формує справи до списків кожної групи призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
    5. Звіряє дані списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють у виконавчому комітеті Очаківської міської з обліковими даними документів ТЦК та СП;
    6. У разі надходжень розпоряджень ТЦК та СП проводить роботу щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів з числа працівників виконавчого комітету Очаківської міської ради про їх виклик;
    7. Додержується контрольних термінів подання повідомлень до ТЦК та СП, а також надання звітної інформації з питань військового обліку.

1. Відповідно до покладених завдань, головний спеціаліст з питань інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю апарату міської ради та її виконавчого комітету реалізує наступні функції:
  1. Аналізує та прогнозує розвиток суспільно-політичних процесів в громаді, розглядає питання, пов’язані з реалізацією державної політики на території громади, готує інформаційно-аналітичні матеріали;
  2. Забезпечує постійний моніторинг громадсько-політичних настроїв населення та оцінку суспільно-політичної ситуації в громаді, узагальнює громадську думку та реагування різних верств населення на актуальні питання суспільного життя, здійснює оцінку можливих наслідків прийнятих соціальних та політичних рішень;
  3. Організовує та проводить роботу з питань забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування;
  4. Забезпечує ефективну взаємодію з медіа з метою висвітлення діяльності Миколаївської облдержадміністрації, Миколаївської райдержадміністрації, Очаківської міської ради, виконавчого комітету Очаківської міської ради, Очаківського міського голови;
  5. Надає організаційно-методичну, експертно-аналітичну та іншу допомогу виконавчим органам Очаківської міської ради у вирішенні питань, що стосується інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю в громаді.

1. Відповідно до покладених завдань, спеціаліст з питань роботи зі зверненнями громадян апарату міської ради та її виконавчого комітету реалізує наступні функції:
  1. Забезпечує реєстрацію та облік письмових та електронних звернень громадян, адресованих Очаківському міському голові, секретарю Очаківської міської ради, заступнику Очаківського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарю виконавчого комітету Очаківської міської ради, згідно розподілу обов’язків, надсилання виконавцям та здійснює контроль за наданням своєчасних відповідей на звернення;
  2. Здійснює реєстрацію та облік усних звернень громадян, поданих на особистому прийомі Очаківського міського голови, секретаря Очаківської міської ради, заступника Очаківського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря виконавчого комітету Очаківської міської ради, надсилання виконавцям та здійснює контроль за своєчасним наданням їм відповідей;
  3. Інформує громадян, які звертаються, про основні функції і завдання виконавчих органів міської ради;
  4. Щорічно аналізує стан роботи із зверненнями громадян у виконавчому комітеті Очаківської міської ради, готує інформацію про результати розгляду звернень громадян, що надійшли до керівництва.
  5. Розробляє Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті Очаківської міської ради на підставі Постанови КМ України від 14.04.1997 № 348 “Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа” /із змінами/.

1. Відповідно до покладених завдань, діловод апарату міської ради та її виконавчого комітету реалізує наступні функції:
  1. Забезпечує облік, обробку інформації та упорядкування службової документації;
  2. Виконує операції з базами даних на комп’ютерному устаткуванні (введення, опрацювання, накопичення, систематизація, виведення інформації);
  3. Здійснює комп’ютерний набір тексту службових документів;
  4. Готує матеріали та приймає участь у засіданнях гуманітарного центру Очаківської міської ради, веде протоколи засідань;
  5. Забезпечує додержання єдиного порядку оброблення та упорядкування документів, які відпрацьовує. Формує службові документи у справи, систематизує і готує для передачі до архіву;
  6. Виконує інші доручення Очаківського міського голови, заступника Очаківського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря виконавчого комітету Очаківської міської ради в межах повноважень;
  7. Своєчасно повідомляє Очаківського міського голову, заступника Очаківського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря виконавчого комітету Очаківської міської ради про стан виконання наданих доручень.

1. Відповідно до покладених на відділ ведення Державного реєстру виборців апарату міської ради та її виконавчого комітету, відділ реалізує наступні функції:

4.9.1. Визначає потреби в матеріально-технічному забезпеченні виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, міського голови, всеукраїнських та місцевих референдумів на території Очаківської міської територіальної громади, відповідно до вимог Законів України, постанов, розпоряджень та нормативних актів, вносить відповідні пропозиції на розгляд Очаківського міського голови і організовує виконання його відповідних доручень;

4.9.2. Веде облік усіх операцій, пов’язаних із змінами бази даних Державного реєстру виборців;

4.9.3. Забезпечує у взаємодії з Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України, захист реєстру у процесі його створення та ведення;

4.9.4. Установлює на підставі відомостей про виборчу адресу виборця, номер територіального виборчого округу та номер виборчої дільниці, до яких належить виборець;

4.9.5. Надає на письмову вимогу виборця інформацію про його персональні дані, внесені до Державного реєстру виборців;

4.9.6. Проводить, у разі потреби, перевірку зміни персональних даних виборця, зазначених у заяві;

4.9.7. Здійснює щомісячне поновлення бази даних Державного реєстру виборців та постійне уточнення персональних даних Державного реєстру виборців;

4.9.8. Надсилає на виборчу адресу виборця довідку про його включення до Державного реєстру виборців за формою, встановленою розпорядником Державного реєстру виборців, та веде облік осіб, яким видана така довідка;

4.9.9. Розглядає запити та звернення виборців, а також звернення політичних партій у порядку, встановленому Законом України «Про Державний реєстр виборців»;

4.9.10. Проводить перевірку некоректних відомостей Державного реєстру виборців, виявлених розпорядником Державного реєстру виборців;

4.9.11. Здійснює інші функції відповідно до законодавства України, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

1. Посадові особи, службовці апарату міської ради та її виконавчого комітету:
  1. У межах повноважень забезпечують підготовку проектів рішень Очаківської міської ради, виконавчого комітету Очаківської міської ради та розпоряджень Очаківського міського голови;
  2. Формують документи у справи для подальшої передачі на зберігання в архівний відділ міської ради або для знищення;
  3. Забезпечують формування, публікацію та підтримку в актуальному стані матеріалів, які відносяться до компетенції виконавчого комітету Очаківської міської ради на офіційному сайті Очаківської міської ради, Єдиному державному веб-порталі відкритих даних;
  4. Відповідають за збереження службових документів;
  5. Готують пропозиції щодо кадрового резерву на посаду, яку обіймають;
  6. Приймають участь в постійних та інших комісіях, утворених за рішенням Очаківської міської ради, виконавчого комітету Очаківської міської ради чи розпорядженням Очаківського міського голови;
  7. Беруть участь у пленарних засіданнях сесій міської ради, засіданнях постійних комісій Очаківської міської ради, виконавчого комітету Очаківської міської ради, нарадах, комісіях, робочих групах, утворених міською радою, її виконавчими органами, Очаківським міським головою;
  8. Сумлінно виконують свої службові обов’язки, підвищує кваліфікацію;
  9. Здійснюють інші повноваження, які на них покладені, відповідно до чинного законодавства України;
  10. Несуть відповідальність за неналежне, неякісне, несумлінне виконання посадових обов'язків, недотримання обмежень передбачених законодавством про службу в органах місцевого самоврядування; розголошення персональних даних, які довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням функціональних обов'язків, порушення загальних правил етичної поведінки посадової особи місцевого самоврядування, правил внутрішнього трудового розпорядку, інструкцій з охорони праці та протипожежної безпеки.
  11. Несуть персональну відповідальність за отримання та збереження основних засобів, необоротних активів, нематеріальних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, матеріалів, що знаходяться на балансі виконавчого комітету Очаківської міської ради.

Розділ 5.

СИСТЕМА ВЗАЄМОДІЇ.

1. Апарат міської ради та її виконавчого комітету при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з виконавчими органами Очаківської міської ради, депутатами Очаківської міської ради, постійними депутатськими комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними Очаківською міською радою, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян.

Розділ 6.

ПРАВА АПАРАТУ МІСЬКОЇ РАДИ ТА ЇЇ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ.

1. Апарат міської ради та її виконавчого комітету має право:
2. Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
3. Інформувати Очаківського міського голову у разі покладання на працівників апарату міської ради та її виконавчого комітету виконання роботи, що не відноситься до функцій апарату чи виходить за його межі, а також у випадках, коли відповідні виконавчі органи міської ради чи посадові особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення покладених задач з метою вжиття відповідних заходів;
4. Скликати в установленому порядку та організовувати проведення нарад з питань, що належать до їх функціоналу;
5. Залучати за узгодженням з керівником виконавчого органу Очаківської міської ради відповідних спеціалістів для підготовки нормативних і інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводяться апаратом міської ради та її виконавчим комітетом, відповідно до покладених на нього завдань;
6. Вносити на розгляд керівництва міської ради проекти рішень, розпоряджень, планів, заходів, доповідні записки та інформації з питань, що належать до компетенції апарату міської ради та її виконавчого комітету.

Розділ 7.

КЕРІВНИЦТВО АПАРАТУ МІСЬКОЇ РАДИ ТА ЇЇ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

1. Керівництво апаратом міської ради та її виконавчого комітету здійснює Очаківський міський голова, безпосереднє керівництво та координацію роботи апарату здійснює секретар виконавчого комітету Очаківської міської ради.
2. Працівники апарату міської ради та її виконавчого комітету діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями. У разі службової необхідності, за окремими дорученнями Очаківського міського голови або секретаря виконавчого комітету Очаківської міської ради виконують повноваження, не передбачені посадовими інструкціями, але в межах повноважень посадової особи, службовця органів місцевого самоврядування у відповідності до чинного законодавства України.
3. Посадові особи, службовці апарату міської ради та її виконавчого комітету зобов’язані у своїй діяльності дотримуватись наказу НАДС від 05.08.2016 № 158 «Про затвердження Загальних правил етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування», Правил внутрішнього трудового розпорядку.
4. Порушення Правил етичної поведінки, Правил внутрішнього трудового розпорядку є підставою для притягнення їх до відповідальності згідно з чинним законодавством України.
5. Посадові особи, службовці апарату міської ради та її виконавчого комітету зобов’язані постійно підвищувати свій кваліфікаційний рівень.

Розділ 8.

СТАТУС АПАРАТУ МІСЬКОЇ РАДИ ТА ЇЇ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

1. Апарат міської ради та її виконавчого комітету не є юридичною особою.
2. Посадові особи апарату міської ради та її виконавчого комітету використовують печатки та штампи /згідно Інструкції з діловодства у Очаківській міській раді та її виконавчих органах/:
  1. головний спеціаліст з питань організаційної роботи та документообігу громадян - круглу печатку «Для копій документів», три реєстраційні штампи;
  2. головний спеціаліст з питань контролю та кадрової роботи апарату міської ради та її виконавчого комітету - круглу печатка «Для копій документів з кадрових питань»;
  3. відділ ведення Державного реєстру виборців - круглу печатку відділу з відображенням назви відділу;
3. Ліквідація і реорганізація апарату міської ради та її виконавчого комітету здійснюється за рішенням Очаківської міської ради відповідно до вимог чинного законодавства України.
4. 3міни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.
5. Апарат міської ради та її виконавчого комітету утримується за рахунок коштів бюджету Очаківської міської територіальної громади у межах видатків, затверджених у кошторисі виконавчого комітету.
6. Очаківська міська рада створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників апарату міської ради та її виконавчого комітету, забезпечує їх приміщенням, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідниковими матеріалами.
7. Місцезнаходження апарату міської ради та її виконавчого комітету: м. Очаків, вул. Соборна, 7- А.